Espacios colaborativos: mayor eficiencia y productividad

 Fuente: Entelpyme

Soluciones tecnológicas de colaboración en línea abren nuevos espacios para aumentar la eficiencia dentro de los procesos productivos.

Por medio del intercambio de documentos, su edición en línea, y la posibilidad de compartir información con múltiples usuarios dentro de la empresa, se crea nuevo modelo de trabajo.

El gran desafío para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, es lograr el máximo de productividad de forma eficiente, y una manera de lograrlo es por medio de la colaboración en espacios tecnológicos especialmente diseñados para ello. Se trata de la tecnología de espacios colaborativos o SharePoint, que permiten compartir documentos e intervenirlos manteniendo una continuidad y línea de trabajo entre las personas y/o entidades involcuradas.

Las ventajas de esta solución son muy amplias, ya que por ejemplo, un problema común a varios usuarios de la red de la empresa puede ser resuelto con aportes recibidos desde distintas áreas lo que permite ganar tiempo.

EntelPyme conversó acerca de estas nuevas tecnologías con Cristián Encina, Gerente de Negocios de Productividad de Microsoft.

¿En qué consisten los espacios colaborativos?

Los espacios colaborativos son lugares o plataformas tecnológicas en donde varias personas que están produciendo información pueden colaborar, intercambiar archivos, documentos y reportes, comunicándose directamente de manera virtual, utilizando mensajería instantánea, llamadas vía internet o video conferencias. Fundamentalmente se refiere a lugares en donde se pueden llevar a cabo tareas en conjunto y compartir información.

¿Qué necesita una pyme para implementar un espacio colaborativo?

Se necesita un portal de colaboración, un lugar que te permita mantener los sitios, archivos, herramientas de colaboración de web 2.0 como wikis o blogs, soportar a los usuarios, sus aplicaciones, etc.

¿De qué modo una pyme puede implementar estas soluciones?

Para las pymes hay un par de opciones. Una es incorporar esta tecnología directamente con un servidor propio, implementando todo desde sus oficinas, con equipos, software y lo necesario para hacer funcionar el sistema desde las mismas instalaciones de la empresa. Y la otra alternativa es recurrir a una solución vía hosting, que permite a la empresa acceder al servicio vía internet. En este último caso la pyme no tiene que preocuparse de nada sólo conectarse a un sitio específico para poder colaborar, sin tener que implementar un soporte tecnológico mayor.

¿Cómo es la interface en la que interactúa un usuario de SharePoint?

La interface de SharePoint es como un sitio colaborativo similar a una red social, obviamente pensando para la empresa. Todo funciona a través de un portal al cual el usuario debe conectarse para compartir desde ahí distintos tipos de documentos como carpetas virtuales y planillas Excel, exponiéndolos al resto de las personas que acceden al sitio. Esto permite implementar wikis de modo que un mismo documento puede ser editado por diversos usuarios. Adicionalmente, tú puedes buscar a personas dentro de la organización por medio de este portal y hacer acciones administrativas como solicitudes de vacaciones o de rendición de gastos. Es un portal que permite absorber una gran cantidad de tareas colaborativas habituales y eliminar el uso de carpetas compartidas y del papel.

 ¿Cuál es el impacto o beneficio del uso de estas tecnologías en la pyme?

Hay varias evaluaciones que hemos hecho pero normalmente estos procesos colaborativos ayudan a eliminar el tiempo ocioso, principalmente buscando información o cuando se intenta ubicar a personas que se encuentran en una zona geográfica diferente. Además, facilitan muchísimo el intercambio de información, porque un mail muchas veces no soporta grandes volúmenes de archivos, pero acá tu lo puedes publicar en el portal y compartir con todos quienes lo necesitan. Hay una serie de beneficios para la productividad, en términos de hacer los procesos más ágiles, lo que redunda en que los usuarios son más eficientes porque gastan menos tiempo en hacer su trabajo.

¿Qué nivel de colaboración se puede lograr con la solución de Microsoft?

En el caso de Microsoft, este producto se llama SharePoint Server y fundamentalmente permite colaborar a varias personas de una manera muy fuerte sobre todo con herramientas Office, ya que es muy sencillo y amigable para publicar documentos Excel, PowerPoint, o Word, manejar librerías de presentaciones, etc. Este servidor conecta a los diferentes usuarios que están generando información y les permite compartir documentos y trabajar en conjunto en proyectos o tareas especificas.

¿Cuánto cuesta contar con una solución de espacios colaborativos?

Hay esquemas bastante diferentes. Hay múltiples maneras de adquirirlo, desde un solo pago hasta modalidades de suscripción en el que cliente no es dueño de la licencia pero paga una cuota por el tiempo que la utilice. El valor final depende mucho del número de usuarios que accedan a la solución, pero para una empresa pequeña, un servidor más las licencias de usuarios puede estar bajo los 5 mil dólares. Eso va creciendo mientras más usuarios sean. Las licencias las puedes también pagar de una vez y eres dueño de ellas de por vida. Hay que considerar también los servicios, por ejemplo si se desea que corra en los servidores propios, que se incorpore alguna personalización de acuerdo a la empresa o que se adapte “a la medida” de sus características organizacionales.